Hay una razón por la que tantos proyectos de tecnología en despachos terminan en fracaso o decepción. Y no suele ser la tecnología en sí.
Es que nadie hizo las preguntas correctas antes de empezar.
El vendedor mostró una demo impresionante. Todo parecía sencillo, rápido, casi mágico. Se firmó el contrato con entusiasmo. Y seis meses después, el sistema está a medio implementar, el equipo lo usa a regañadientes y nadie tiene claro si valió la pena.
Este artículo no es para venderte nada. Es para ayudarte a no equivocarte cuando alguien intente venderte algo. Las preguntas que deberías hacer antes de firmar cualquier cosa, y que muchos proveedores prefieren que no hagas.
Preguntas sobre el problema real
Antes de hablar con cualquier proveedor, la conversación más importante es contigo mismo.
¿Qué problema concreto estoy intentando resolver?
"Quiero automatizar" no es un problema. Es una solución buscando un problema. El problema real es específico: "Mi equipo pierde 10 horas semanales persiguiendo documentos que los clientes no envían" o "Los vencimientos se nos escapan porque dependemos de una hoja de Excel que nadie actualiza a tiempo".
Si no puedes describir el problema en una frase concreta, no estás listo para buscar soluciones.
¿Cómo se ve el éxito?
Imagina que han pasado seis meses y la implementación fue un éxito total. ¿Qué ha cambiado exactamente? ¿Qué hace tu equipo diferente? ¿Qué dejaron de hacer? ¿Qué pueden hacer ahora que antes no podían?
Si no tienes claridad sobre el después, es muy difícil evaluar si una solución te lleva ahí.
¿Realmente necesito tecnología para esto?
A veces el problema no es falta de herramientas. Es falta de proceso. He visto despachos que querían un sistema sofisticado de gestión documental cuando lo que necesitaban era ponerse de acuerdo en cómo nombrar los archivos y dónde guardarlos.
La tecnología amplifica lo que ya existe. Si el proceso es un desastre, automatizarlo solo te da un desastre más rápido.
Preguntas sobre la implementación
¿Cuánto tiempo lleva realmente implementar esto?
No el tiempo que aparece en el folleto. El tiempo real, con un despacho como el mío, considerando que mi equipo tiene otras cosas que hacer además de aprender un sistema nuevo.
Desconfía de cualquiera que te dé una respuesta demasiado precisa sin conocer tu situación. Y desconfía aún más de respuestas demasiado optimistas. Si te dicen "en dos semanas está funcionando", pregunta cuántos de sus clientes realmente lo lograron en dos semanas.
¿Qué necesito poner yo de mi parte?
Ninguna implementación funciona sola. Alguien de tu equipo va a tener que dedicar tiempo a configurar, probar, dar feedback, capacitar al resto. ¿Cuánto tiempo? ¿Qué perfil de persona? ¿Puedes permitírtelo ahora mismo?
Si el proveedor te dice que no necesitas hacer nada, está mintiendo o el sistema es tan genérico que probablemente no se adapte a cómo trabajas.
¿Qué pasa con mis datos actuales?
Tienes años de información en hojas de cálculo, carpetas, emails, sistemas anteriores. ¿Cómo se migra eso? ¿Lo hace el proveedor o lo haces tú? ¿Hay costo adicional? ¿Cuánto tiempo lleva?
La migración de datos es donde muchos proyectos se atascan. Y es lo que menos se discute en las reuniones de venta.
¿Se integra con lo que ya uso?
Tu despacho ya tiene herramientas: email, calendario, software de facturación, almacenamiento en la nube. ¿La nueva solución habla con ellas o va a ser una isla más en tu archipiélago de sistemas que no se conectan?
Preguntas específicas: ¿Se integra con Gmail/Outlook? ¿Con mi sistema de facturación? ¿Con mi almacenamiento en Drive/Dropbox? Si la respuesta es "estamos trabajando en eso", considera que hoy no existe.
Preguntas sobre el día después
La venta termina cuando firmas. La realidad empieza después.
¿Qué pasa cuando algo falla?
Porque algo va a fallar. ¿Hay soporte? ¿En qué horario? ¿En qué idioma? ¿Por qué canal: email, teléfono, chat? ¿Cuánto tardan en responder?
Pide datos concretos. "Tenemos excelente soporte" no significa nada. "Respondemos en menos de 4 horas por email de lunes a viernes" significa algo.
¿Quién mantiene esto funcionando?
Una vez implementado, ¿el sistema funciona solo o necesita atención regular? Si hay que hacer ajustes, ¿puedo hacerlos yo o dependo del proveedor? ¿Hay costo adicional por cambios?
Algunos sistemas requieren un perfil técnico para cualquier modificación. Otros te dan autonomía. Saber esto de antemano te evita sorpresas.
¿Qué pasa si quiero dejarlo?
Nadie hace esta pregunta y todos deberían. Si dentro de un año decides que no funciona para ti, ¿puedes sacar tus datos? ¿En qué formato? ¿Hay costo de salida?
Quedar atrapado con un proveedor porque migrar es demasiado complicado es más común de lo que parece.
Preguntas sobre los costos reales
¿Qué incluye y qué no incluye este precio?
Implementación, capacitación, soporte, actualizaciones, integraciones. ¿Qué está dentro del precio que me estás dando y qué se cobra aparte?
Pide que te lo pongan por escrito. Las sorpresas en las facturas son una de las principales fuentes de frustración con proveedores de tecnología.
¿Cuánto tiempo de mi equipo va a costar esto?
El tiempo de tu equipo tiene un valor. Si implementar requiere que tu mejor persona dedique 20 horas durante un mes, eso es un costo. Si la curva de aprendizaje es larga, eso es un costo. Si el sistema genera fricción y la gente tarda más en hacer las cosas durante los primeros meses, eso es un costo.
Pregunta al proveedor cuánto tiempo suelen dedicar sus clientes a la implementación y capacitación. Si no tiene datos, pregúntate por qué no los tiene.
¿Cuál es el costo total del primer año?
Licencia, implementación, capacitación, integraciones, horas de tu equipo. Súmalo todo. Ese es el número real. Compáralo con el beneficio que esperas obtener. ¿Tiene sentido?
La pregunta más importante
Antes de hablar con cualquier proveedor, hazte esta pregunta:
¿Estoy buscando una herramienta que resuelva un problema que tengo claro, o estoy buscando que alguien me convenza de que necesito algo?
Si es lo segundo, espera. Dedica tiempo a entender tus procesos, identificar dónde pierdes tiempo, dónde cometes errores, dónde tus clientes experimentan fricción. Cuando tengas eso claro, buscar la solución correcta es mucho más fácil.
Y cuando hables con proveedores, recuerda: su trabajo es vender. Tu trabajo es decidir bien. No son lo mismo.
¿Quieres ayuda para identificar qué problemas de tu despacho realmente justifican una inversión en automatización? Podemos ayudarte a hacer ese diagnóstico.